Якщо ви один із тих, кому доводиться складати рахунки-фактури та надсилати їх електронною поштою, ви напевно скористаєтеся електронними рахунками-фактурами. Але коли вам не платять, чи знаєте ви, що вам доведеться його скасувати? Ви новачок у цих темах і не знаєте, як виставити та скасувати електронний рахунок?
Не хвилюйтеся, тут ми розповідаємо вам ключі, які ви повинні мати на увазі, щоб казначейство нічого вам не сказало. Почнемо?
Що таке електронний рахунок-фактура
Раніше, коли не було Інтернету, роботу було складніше знайти за межами свого міста. Але це можна було зробити. Однак, подаючи рахунок (якщо ви були самозайнятими особами) для оплати послуг, роботи чи продуктів, які ви зробили, ви повинні були його надіслати. Факсом, поштою, рекомендованим листом, з товаром...
З появою Інтернету багато хто почав надсилати копії рахунків електронною поштою., хоча також надсилали рахунок разом із товаром або поштою. Однак ця практика була втрачена, і врешті-решт це те, що більше не робиться.
Отже, можна сказати, що електронний рахунок-фактуру впроваджено. Але що це? Насправді це рахунок-фактура, який виставляється та надсилається в електронному вигляді. Іншими словами, рахунок-фактура, який ви робите за допомогою свого комп’ютера (або мобільного телефону чи програми) і який ви надсилаєте через Інтернет.
Для Міністерства фінансів цей електронний рахунок-фактура точно такий же, як і паперовий рахунок-фактура, він має однакову дію.
Тож ми можемо це сказати Це традиційна, але модернізована фактура.
Види електронних рахунків
Перш ніж поговорити з вами про те, як виставити та скасувати електронний рахунок-фактуру, слід знати, що існує два типи електронних рахунків-фактур.
З одного боку, у вас є рахунки-фактури зі структурованим форматом. Це ті, які зазвичай виконуються, мають заздалегідь визначений формат і виконуються вручну або автоматично., змінюючи лише дані клієнта та кількість товару чи послуги, які ви надаєте.
З іншого боку, у вас є рахунки-фактури з неструктурованим форматом. Це навіть легше зрозуміти. Уявіть, що у вас є паперовий рахунок-фактура, який потрібно «оцифрувати». Що ж, нічого, як сфотографувати чи відсканувати його в PDF, щоб зробити його легальним електронним рахунком-фактурою.
Як виставити та анулювати електронний рахунок
А тепер давайте йти. Якщо ви новачок у темі рахунків-фактур, тому що ви нещодавно відкрили свою електронну комерцію та не маєте жодного уявлення про рахунки-фактури; Ну, оскільки ви самозайнятий, це може бути добре для вас.
перо Виставити рахунок-фактуру не означає його анулювати.. Тож давайте по частинах, щоб ви все зрозуміли:
Як виставити електронний рахунок
Як ми вже говорили вам раніше, виставлення електронних рахунків-фактур може здійснюватися за допомогою програм, шаблонів, інструкцій... Ідеальним варіантом, якщо ви хочете створити особистий бренд або щоб клієнти впізнавали вас навіть за вашими рахунками-фактурами, є те, що ви створити персоналізований унікальний шаблон для вас (за умови, що це відповідає законності рахунку-фактури).
Серед основних елементів, які ви повинні включити, є:
- Дані клієнта. Ім'я та прізвище (або назва компанії), адреса, NIF або CIF, номер телефону та адреса електронної пошти.
- Ваші дані. Те саме, що й вище, усе, що потрібно ввести, щоб ідентифікувати себе.
- дата. Дата виписки рахунку-фактури.
- Номер накладної. Це буде вгорі, і ви повинні пронумерувати їх послідовно. Тобто, якщо ви робите рахунок-фактуру 1 січня, він матиме номер 1, а наступний, який ви зробите, буде номером 2, незалежно від того, чи будете ви складати його в січні, лютому чи листопаді. Рік супроводжує це число. І пам'ятайте, кожного нового року нумерація скидається. Наприклад, 1 січня 2023 року ви робите рахунок-фактуру 1/2023. А 1 січня 2024 року, якщо вам доведеться зробити ще один рахунок-фактуру, це буде 1/2024.
- Опис того, що було зроблено або куплено. Ми рекомендуємо вам бути описовими, щоб було зрозуміло, що купив клієнт.
- Кількість, ціна за одиницю та всього. Якщо це продукти, важливо вказати, скільки ви придбали, скільки один коштує та загальну суму того, що ви придбали. У разі обслуговування достатньо ввести загальну суму.
- Разом + ПДВ + ПДФО. Тобто загальна сума рахунка-фактури, до якої потрібно додати ПДВ і, якщо застосовно, відняти ПДФО.
- Банківський рахунок. Важливо, щоб у кінці рахунків-фактур ви вказували свій банківський рахунок, щоб вони могли оплатити цей рахунок.
- Підпис Іноді необхідно, щоб рахунок-фактура містив ваш підпис. Тож ви можете оцифрувати його та вже розмістити в шаблоні.
З цим ви б уже виставили рахунок-фактуру. І ви можете використовувати той самий шаблон для всіх інших.
Як скасувати електронний рахунок
Дуже поширеною помилкою при виставленні електронних рахунків-фактур є те, що якщо вони не платять вам, або Ну, ви помилилися, подумайте, що якби ви поставили "скасовано", воно б уже було. Але насправді це не так.
Відповідно до Королівського указу 1619/2012 рахунки-фактури не можна змінювати або видаляти. Таким чином, єдиний спосіб скасувати його - через коригуючий рахунок-фактуру.
І що це? Добре Це рахунок-фактура, який виставляється для виправлення, або змінити дані вже виданого.
Це має унікальну нумерацію, і що робиться, це анулює виставлений рахунок-фактуру (зазвичай це робиться до закінчення кварталу ПДВ, але це також можна зробити після, навіть якщо ПДВ уже сплачено).
Крім того, Цей рахунок-фактура не включатиме ПДВ (або ПДВ), Ви матимете лише суму як скасування. І ця сума буде негативною, а не позитивною, тому що ми скасовуємо суму помилкового рахунка-фактури (незалежно від того, чи був він останній, який ви склали, чи попередній). Також не завадить в описі розповісти про рахунок-фактуру, який скасовується (або виправляється).
Вам стало зрозуміліше, як виставити та анулювати електронний рахунок? Чи були у вас проблеми з цією процедурою?